El cofundador de Apple sabía exactamente cómo debían planearse para no perder el tiempo de manera innecesaria. Su fórmula de tres pasos, y tres preguntas claves para hacerse antes del encuentro.
A continuación, las tres reglas inspiradas en la metodología de Jobs para ser más eficientes con las reuniones laborales:
1. Mantener la lista de invitados corta, de tres a cinco personas
El razonamiento detrás de esta regla es que cuantas más personas participen en una reunión, menos productiva será. Demasiadas voces se convierten en un mar de ruido y es menos probable que se llegue a un buen resultado. De hecho, se dice que Jobs rechazó una invitación del entonces presidente Barack Obama a una reunión de tecnología porque la lista de invitados era demasiado larga.
Otro factor clave de este punto es saber exactamente cuál será el papel de cada persona en la reunión. Si no pueden o no quieren contribuir, no deberían participar. Para informar, se puede recibir una transcripción o una grabación después del hecho.
2. Que la agenda sea breve, de no más de tres puntos
El objetivo es concentrarse e ir al punto. El tiempo es oro. Con más de tres elementos, es probable que se bifurque mucho la agenda y se termine hablando de cosas que no vienen al caso. Por eso se recomienda ser breve y asegurarse de que los tres puntos a debatir estén claramente conectados con el propósito principal de la reunión.
3. La duración de la reunión no debería ser más de 30 minutos
Si dura más, termina siendo una pérdida de tiempo. La capacidad de atención del ser humano es limitada, y no se puede sostener una conversación analítica y creativa por una cantidad de tiempo amplia. Por eso, hay que mantener estas reuniones breves y agrupar la información clave en fragmentos digeribles de uno a dos minutos.
Tres preguntas para saber si una reunión es importante
También hay que hacerse tres preguntas muy importantes para determinar si una reunión es realmente necesaria:
1. ¿Esta reunión requiere comentarios de otros o es solo informativa?
2. Si necesito comentarios / sugerencias, ¿una reunión es una forma más eficaz de obtenerlos que un mensaje o un correo electrónico?
3. ¿Una reunión proporcionaría algo que un correo electrónico o mensaje no proporcionaría?
Si la respuesta es no a todas, quizás sea mejor mandar un mail.
